Vollständige Entgeltunterlagen schützen vor Beitragsnachzahlungen und Bußgeldern

Als Arbeitgeber müssen Sie zahlreiche Dokumentationspflichten erfüllen. Allerdings sollten Sie diese nicht nur als lästige Pflicht betrachten – vollständige Unterlagen schützen Sie vor Nachzahlungen und Bußgeldern!

Der Gesetzgeber hat Ihnen als Arbeitgeber zahlreiche Dokumentationspflichten auferlegt. Sicher – zunächst dienen sie den Behörden (z.B. Zoll und Betriebsprüfdienst Rentenversicherung), um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen kontrollieren zu können.

Aber auch Sie ziehen aus der Vollständigkeit Ihrer Entgeltunterlagen Ihren Nutzen:  sie schützen Sie vor Beitragsnachforderungen und Bussgeldern!

I. Welche Dokumentationspflichten bestehen?

Dokumentationspflichten bestehen vor allem zur Kontrolle arbeitsrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften.

1. allgemeine Dokumentationspflichten

Bestimmte Daten sind für alle Dienstverhältnisse zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei kommt es nicht darauf an, ob in einem, mehreren oder allen Zweigen der Sozialversicherung eine Versicherungspflicht/-möglichkeit besteht. Welche Daten zu erfassen sind, ergibt sich beispielsweise aus der Beitragsverfahrensordnung.

Nach dieser sind unter anderem folgende Angaben in die Entgeltunterlagen aufzunehmen:

  • den Familien- und Vornamen und gegebenenfalls das betriebliche Ordnungsmerkmal, ,
  • die Anschrift und das Geburtsdatum,
  • den Beginn und das Ende der Beschäftigung sowie die Beschäftigungsart,
  • die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,
  • das Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • den Beitragsgruppenschlüssel,
  • die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
  • den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt,

Des weiteren sind unter anderem folgende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

  • die Daten der erstatteten Meldungen
  • die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben
  • die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird
  •  der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 1b des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
  •  den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,

Eine vollständige Liste finden Sie hier.

Es sind auch solche Angaben zur Person festzuhalten, die für die Entscheidung über das bestehen/Nichtbestehen einer Versicherungspflicht notwendig sind. Das ist beispielsweise die aktuelle Immatrikulations- oder Schulbescheinigung bei Studenten/Schülern oder die Tatsache, dass jemand Hausfrau ist oder Altersrentner.

Bei Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum im Rahmen ihres Studiums absolvieren, sollte die Studienordnung mit zu den Unterlagen genommen werden.

2. besondere Dokumentationspflichten

Besondere Dokumentationspflichten bestehen im Wesentlichen für zwei Gruppen:

  1. Minijobber (kurzfristig/geringfügig)
  2. Beschäftigte in den Branchen nach § 2A SchwarzArbG

a. Minijobber (kurzfristig/geringfügig)

Minijobber sind Personen, die unter § 8 Abs. 1 SGB IV fallen, weil

  • ihr durchschnittlichen monatliches Entgelt aus der Beschäftigung 450,00 EUR nicht übersteigt oder
  • sie die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausüben und diese von vornherein auf nur 3 Monate/70 Tage pro Kalenderjahr begrenzt ist.

Beide Gruppen unterfallen der Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs.1 Mindestlohngesetz. Das bedeutet, dass:

  • Beginn der täglichen Arbeitszeit und
  • Ende der täglichen Arbeitszeit und
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit

aufzuzeichnen sind. Die Aufzeichnung hat bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages zu erfolgen. Sie muss mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahrt werden.

Bei Nichtbeachtung droht ein Bußgeld bis zu 30.000,00 EUR, bei Nichtzahlung des Arbeitsentgeltes sogar bis 500.000,00 EUR.

Erklärungen der Minijobber:

„Kurzfristige“:

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob und wenn ja wie viele Tage im Kalenderjahr schon kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt wurden. Zudem vereinbaren Sie vertraglich die Pflicht zur Anzeige weiterer kurzfristiger Beschäftigungen bei Aufnahme.

„Geringfügige“:

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob und welche weiteren Beschäftigungen vorliegen. (<450 EUR) Zudem vereinbaren Sie vertraglich die Pflicht zur Anzeige weiterer Beschäftigungen bei Aufnahme. Sollte der Arbeitnehmer keine Rentenbeiträge zahlen wollen (opt-out), nehmen Sie sowohl eine Kopie des Antrags als auch die Bestätigung der

b. Studenten

Lassen Sie sich immer eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung vorlegen. Nur so können Sie Studenten sozialversicherungsrechtlich als „Werkstudent“ abrechnen (beitragsfrei in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Der Status „Werkstudent“ setzt voraus, dass der Arbeitnehmer ein sogenanntes ordentliche Studium absolviert (kein Promotionsstudium, kein Urlaubssemester).

 

© Thorben Wengert  / pixelio.de

 

Ihr Nutzen:       

Stellt die Deutsche Rentenversicherung fest, dass mehr als 70 Tage oder 3 Monate kurzfristig oder durch Zusammenrechnen mehrer Minijobs die Grenze 450,- EUR
überschritten wurde, sind Sie von der Nachzahlung der Beiträge für den betroffenen Zeitraum befreit. Das gilt natürlich nur, wenn Sie anhand der Entgeltunterlagen
belegen können, dass Sie aufgrund fehlerhafter oder fehlender Angaben des Arbeitnehmers keine Kenntnis von den anderen Beschäftigungen hatten. 

II. Tipp für die Praxis

Stellen Sie schon mit Ihrem Personalfragebogen durch entsprechende Fragen sicher, dass Sie die notwendigen Informationen vom Arbeitnehmer erhalten. Achten Sie darauf, dass der Arbeitnehmer unterzeichnet.

Über den Arbeitsvertrag stellen Sie durch entsprechende Vereinbarung sicher, dass der Arbeitnehmer zur Anzeige anderer Beschäftigungen verpflichtet ist.

Überlegen Sie genau, ob bei einem „Praktikanten“ auch wirklich ein Praktikum beabsichtigt ist. Das wird in der Regel bei den in den Studienordnungen verordneten Pflichtpraktika der Fall sein.

Bei einem Praktikum, das mehr der Erprobung des Kandidaten dient und der Verwertung seiner Arbeitsleistung, liegt kein Praktikum im Sinne des MiLoG vor. Hier drohen Beitragsnachforderungen. Die Gestaltung des Vertrages kann hier von entschiedener Bedeutung sein.